Regolamento riunioni online
Regolamento delle riunioni degli organi collegiali in modalita’ telematica
(in applicazione delle normative sulla dematerializzazione e sulla semplificazione in materia di organi collegiali)
Ai sensi dell’articolo 73* della Legge 24 aprile 2020, n. 27 conversione in Legge del Decreto Legge nr. 18 del 17 marzo 2020 Misure di potenziamento del servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per le famiglie, lavoratori ed imprese connesse all’emergenza epidemiologica COVID-19
Delibera n. 29 del Collegio Docenti del 17.5.2022
DELIBERA N. 52 DEL CONSIGLIO DI ISTITUTO DEL 30.5.2022
Art. 1 - Ambito di applicazione
1. Il presente Regolamento disciplina lo svolgimento, in modalità telematica, delle riunioni degli organi collegiali (Collegio Docenti, Consiglio di Istituto e Consigli di interclasse e di classe) dell’istituto Comprensivo Via Foscolo - Monza
Art. 2 – Utilizzo modalità telematica anche in via ordinaria
1. Gli organi collegiali possono riunirsi in via ordinaria anche in modalità telematica, tramite videoconferenza.
2. Il sistema di videoconferenza deve garantire la possibilità di libero intervento testuale/audio/video da parte di tutti i membri dell'organo collegiale.
3. Le votazioni di eventuali delibere possono avvenire attraverso appositi sistemi di rilevazione (ad es. sondaggi, form online).
Art. 2 - Definizione
1. Ai fini del presente regolamento, per “riunioni in modalità telematica” nonché per “sedute telematiche”, si intendono le riunioni degli organi collegiali di cui all’Art. 1 per le quali è prevista la possibilità che uno o più dei componenti l’organo partecipi anche a distanza, da luoghi diversi dalla sede dell’incontro fissato nella convocazione.
2. Ai fini del presente regolamento per “riunioni in modalità telematica” si intendono quelle la cui sede di incontro sia virtuale, cioè quelle in cui tutti i partecipanti intervengono da luoghi diversi attraverso gli strumenti di cui all’articolo 3.
Art. 3 - Requisiti tecnici minimi
1. La partecipazione a distanza alle riunioni di un organo collegiale presuppone la disponibilità di strumenti telematici idonei a consentire la comunicazione in tempo reale a due vie e, quindi, il collegamento simultaneo fra tutti i partecipanti.
2. Le strumentazioni e gli accorgimenti adottati devono comunque assicurare la massima riservatezza possibile delle comunicazioni e consentire a tutti i partecipanti alla riunione la possibilità immediata di:
a) visione degli atti della riunione;
b) intervento nella discussione;
c) scambio di documenti;
d) votazione;
e) approvazione del verbale.
*(fino alla cessazione dello stato di emergenza epidemiologica da Covid-19 le sedute degli organi collegiali delle istituzioni scolastiche ed educative di ogni ordine e grado possono svolgersi in videoconferenza, anche in casi in cui tale modalità non sia stata prevista negli atti regolamentari interni di cui all’articolo 40 del Testo Unico D. Lgs. 297/1994)
3. E’ considerata tecnologia idonea a garantire lo svolgimento delle attività citate al punto precedente: videoconferenza tramite app Teams di Microsoft, registro elettronico (bacheca), modulo Form di Office 365.
ICVIAFOSCOLO - MONZA
Art. 4 - Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica
1. La riunione telematica può essere utilizzata dagli organi collegiali di cui all’Art. 1 per deliberare sulle materie di propria competenza.
Art. 5 - Convocazione
1. La convocazione degli organi collegiali per lo svolgimento delle quali è possibile il ricorso alla modalità telematica deve essere inviata, a cura del Dirigente scolastico (in caso di Collegio docenti o Consigli di interclasse/ di classe) o dal Presidente del Consiglio di Istituto, a tutti i componenti dell’organo almeno tre giorni prima della data fissata per l’incontro, tramite bacheca del RE, circolare o posta elettronica.
2. La convocazione contiene l’indicazione del giorno, dell’ora, della sede, degli argomenti all’ordine del giorno e dello strumento telematico che potrà essere utilizzato in caso di partecipazione con modalità a distanza.
3. Alle convocazioni effettuate nei termini di cui ai commi precedenti, dovrà essere dato riscontro con conferma di avvenuta ricezione tramite risposta su RE.
Art. 6 - Svolgimento delle sedute
1. Per lo svolgimento delle sedute con modalità telematiche l’organo collegiale, nel rispetto di quanto disposto dall’Art. 3, si avvale di idonei metodi di lavoro collegiale che garantiscano l’effettiva compartecipazione, la contemporaneità delle decisioni, la sicurezza dei dati, delle informazioni e, ove prevista, della segretezza.
2. Per la validità della riunione telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per la riunione ordinaria: a) regolare convocazione di tutti i componenti comprensiva dell’elenco degli argomenti all’ordine del giorno; b) partecipazione della maggioranza almeno dei convocati (quorum strutturale). Ai fini della determinazione del predetto quorum strutturale, dal numero dei componenti l’organo, si sottraggono coloro che abbiano giustificato con comunicazione scritta la loro assenza; c) raggiungimento della maggioranza dei voti richiesta dalle norme di riferimento (quorum funzionale). La delibera della riunione deve indicare i nominativi di quanti si sono espressi in merito all’oggetto della convocazione (e degli eventuali astenuti) ai fini del raggiungimento della maggioranza richiesta dalle norme di riferimento, per ciascun argomento all’ordine del giorno. La sussistenza di quanto indicato alle lettere a), b) e c) è verificata e garantita da chi presiede l’organo collegiale e dal Segretario che ne fa menzione nel verbale di seduta.
3. Preliminarmente alla trattazione dei punti all’ordine del giorno, compete al Segretario verbalizzante verificare la sussistenza del numero legale dei partecipanti.
Art. 7 - Verbale di seduta
1. Della riunione dell’organo viene redatto apposito verbale nel quale devono essere riportati:
a) l’indicazione del giorno e dell’ora di apertura e chiusura della seduta;
b) la griglia con i nominativi dei componenti che attesta le presenze/assenze/assenze giustificate;
c) l’esplicita dichiarazione di chi presiede l’organo sulla valida costituzione dello stesso;
d) la chiara indicazione degli argomenti posti all’ordine del giorno;
e) l’esplicita dichiarazione di chi presiede l’organo relativa all’avvio della trattazione, anche a distanza, degli argomenti all’ordine del giorno tramite una procedura che consenta ad ogni componente di interloquire con gli altri;
f) i fatti avvenuti in sintesi durante la seduta e le dichiarazioni rese dai partecipanti alla seduta, anche a distanza;
g) il contenuto letterale della deliberazione formatasi su ciascun argomento all’ordine del giorno;
h) le modalità di votazione e la volontà collegiale emersa dagli esiti della votazione stessa.
2. Costituiscono parte integrante del verbale le dichiarazioni di adesione/assenza giustificata dei componenti, le dichiarazioni di presa visione del verbale per via telematica di approvazione/non approvazione.
3. Il verbale della riunione telematica verrà approvato nella seduta successiva.
Art. 8 - Disposizioni transitorie e finali
1. Il presente Regolamento entra in vigore dal giorno della pubblicazione all’Albo on line dell’istituto. Tale documento verrà anche pubblicato in amministrazione trasparente/atti generali/atti amministrativi generali.